ملاحظة: منصة شاليه ستيشن متخصصة حصريًا في إدراج وحجز الشاليهات، ولا تُدرج فنادق أو شققًا مخدومة أو مرافق إقامة من أي نوع آخر؛ لذا فإن كل إشارة في هذا الإشعار إلى «العقار» أو «الوحدة» تُقصد بها الشاليه تحديدًا.

ما هو الغرض من إشعار الخصوصية هذا؟

  1. يوضّح هذا الإشعار كيفية جمع البيانات الشخصية واستخدامها وتخزينها والإفصاح عنها وحمايتها، وذلك فيما يخص مستخدمي منصة شاليه ستيشن عبر تطبيقها وموقعها الإلكتروني وجميع التفاعلات الأخرى ذات الصلة.
  2. يشمل ذلك البيانات المتعلقة بـالضيوف (العملاء)، ومالّك الشاليهات، والموظفين، والموردين، والمتقدمين للوظائف، ومستخدمي التطبيق، ومستخدمي وسائل التواصل الاجتماعي.
  3. يهدف هذا الإشعار إلى الوفاء بحقك في المعرفة، بموجب المادة رقم (4/1) من نظام حماية البيانات الشخصية (PDPL) في المملكة العربية السعودية، والمادة رقم 4 من اللائحة التنفيذية.
  4. يتوافق هذا الإشعار مع نظام حماية البيانات الشخصية في المملكة العربية السعودية واللوائح التنفيذية الصادرة بموجبه، وإرشادات سياسات الخصوصية، والتوجيهات الرسمية الصادرة عن الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا).
  5. نحتفظ بسجل داخلي لعمليات معالجة البيانات الشخصية (RoPA) يوثّق جميع عمليات المعالجة التي تُجرى على البيانات الشخصية، ويُتاح هذا السجل للهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا) عند الطلب.

ما هي البيانات الشخصية التي نجمعها عنك؟

نجمع البيانات الشخصية الضرورية فقط للأغراض الموضحة في هذا الإشعار، ونلتزم بتطبيق مبادئ تقليل البيانات وتقييد الغرض.

أ. من الضيوف (العملاء)

  1. المعلومات الشخصية: الاسم، عنوان البريد الإلكتروني، رقم الهاتف، تاريخ الميلاد، الجنسية، رقم جواز السفر أو هوية الإقامة، والعنوان.
  2. بيانات الحجز والمعاملات: تاريخ الحجز، تفاصيل الطلب، الإلغاءات، المبالغ المستردة، ومطالبات التعويض.
  3. بيانات الدفع والمالية: بيانات بطاقة الائتمان، معلومات الحساب البنكي، سجلات الفواتير، وتفاصيل خدمات الدفع الآجل.
  4. بيانات الموقع: الموقع الذي يُشارك أثناء عملية الحجز أو الذي يُستخدم لأغراض تشغيل التطبيق.
  5. بيانات التسويق وإعادة الاستهداف: بيانات استخدام التطبيق، سجل التصفح، وبيانات تقسيم العملاء.
  6. بيانات التفاعل عبر الإنترنت وبيانات الجهاز: سجل التصفح، التفضيلات، عناوين بروتوكول الإنترنت (IP)، ملفات تعريف الارتباط، سجلات النشاط، نوع الجهاز ونظام التشغيل وبيانات الجلسة.
  7. سجلات التفاعل مع خدمة العملاء: سجلات الاتصالات مع خدمة العملاء، بما في ذلك تسجيلات المكالمات، سجلات الدردشة، ورسائل البريد الإلكتروني.

ب. من مالّك الشاليهات

  1. المعلومات الشخصية: الاسم، عنوان البريد الإلكتروني، رقم الهاتف، تاريخ الميلاد، الجنسية، رقم جواز السفر أو هوية الإقامة، والعنوان.
  2. معلومات إدراج الشاليه: تصريح/رخصة تسجيل المالك على المنصة، عنوان الشاليه، الوصف، السعة، والصور.
  3. بيانات الدفع والمالية: تفاصيل الحساب البنكي، بيانات المعاملات، وسجلات المستحقات والمدفوعات.

ج. مستخدمو التطبيق

  1. بيانات الجهاز والجلسة: معرّفات الأجهزة، عناوين بروتوكول الإنترنت (IP)، تفاصيل المتصفح ونظام التشغيل، طوابع زمنية للجلسات، وسجلات الأعطال.
  2. بيانات الموقع: الموقع الذي يُشارك أثناء عملية الحجز أو الذي يُستخدم لأغراض تشغيل التطبيق.

د. المتقدمون للوظائف

  1. البيانات: السيرة الذاتية، تاريخ العمل، المؤهلات التعليمية، الشهادات، وسجلات التدريب.

كيف نقوم بجمع بياناتك الشخصية؟

نقوم بجمع بياناتك الشخصية باستخدام مجموعة متنوعة من الطرق التي تضمن الدقة والشفافية والامتثال لنظام حماية البيانات الشخصية (PDPL).

أولًا: الجمع المباشر

  1. النماذج الإلكترونية وتسجيل الحساب: عند إنشاء أو تحديث حسابك كضيف أو كمالك شاليه.
  2. إدراج الشاليه: عند إدراج شاليه كمالك، بما في ذلك تقديم تفاصيل التصريح أو الرخصة السياحية إن وُجدت.
  3. الحجوزات والمعاملات: عند إجراء الحجوزات أو تنفيذ المعاملات.
  4. التفاعل مع خدمة العملاء: عند تواصلك مع دعم العملاء عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو الدردشة.
  5. الملاحظات والاستبيانات: عند تقديم التقييمات أو إرسال الملاحظات.

ثانيًا: الجمع الآلي

  1. أدوات التتبع على الموقع الإلكتروني والتطبيق: لتتبع سلوك المستخدم والنقرات وزيارات الصفحات وبيانات الجلسات.
  2. ملفات تعريف الارتباط (الكوكيز): لتعزيز الوظائف وتتبع التفضيلات وتخصيص تجربتك.
  3. معلومات الجهاز والبيانات التقنية: مثل عناوين بروتوكول الإنترنت (IP) ونوع الجهاز ونظام التشغيل.
  4. بيانات الموقع: في حال تفعيلها، لتحسين وظيفة البحث عن الشاليهات القريبة.

ثالثًا: المصادر الخارجية

  1. مزوّدو خدمات الدفع: لمعالجة المعاملات بشكل آمن ومنع الاحتيال.
  2. الجهات الحكومية والهيئات التنظيمية: للتحقق من وثائق الهوية، مثل الإقامة أو الهوية الوطنية، من خلال أنظمة التحقق الرسمية.
  3. شركاء التسويق والإعلان: لإجراء حملات ترويجية مستهدفة.

لماذا وكيف نستخدم بياناتك الشخصية؟

تفعيل عمليات المنصة وإدارة الحجوزاتتسهيل البحث عن الشاليهات، وإدارة الحجوزات، والتحقق من قوائم المالّك وتصاريح الشاليهات.
تسهيل عمليات الدفع والصرفمعالجة المعاملات المالية، وإدارة مدفوعات الضيوف، وإصدار المبالغ المستردة، وصرف مستحقات مالّك الشاليهات.
أغراض التسويق والعروض الترويجيةإرسال عروض مخصصة، وتنفيذ حملات إعلانية مستهدفة، والتواصل عبر البريد الإلكتروني والرسائل النصية.
تقديم الدعم للضيوف ومالّك الشاليهاتمساعدة المستخدمين في الاستفسارات والشكاوى، وطلبات الاسترداد، وتسوية النزاعات.
تطوير الأعمال والتحليلاتتحليل استخدام المنصة، واتجاهات الحجوزات، وسلوكيات الضيوف لتحسين الميزات والخدمات.
الالتزام التنظيمي والالتزامات القانونيةالامتثال للمتطلبات القانونية، وتنفيذ طلبات الجهات الحكومية، والتحقق من الهويات عبر الأنظمة الرسمية.
أغراض الأمن ومنع الاحتيالمراقبة الأنشطة الاحتيالية، ومنع الوصول غير المصرح به، وتطبيق إجراءات الأمن السيبراني.
تعزيز تجربة المستخدمتخصيص تفضيلات المستخدم، وتحسين نتائج البحث عن الشاليهات، والتوصية بالقوائم الأنسب.

كيف نستخدم ملفات تعريف الارتباط (الكوكيز)؟

  1. يستخدم موقعنا الإلكتروني وتطبيق الهاتف المحمول ملفات تعريف الارتباط وتقنيات مشابهة لتحسين تجربتك وضمان وظائف المنصة وتطوير خدماتنا.
  2. تساعد هذه التقنيات على تحليل حركة المرور على الموقع، وتذكر تفضيلاتك، وتمكين الإعلانات المستهدفة.
  3. للاطلاع على شرح مفصل لأنواع ملفات تعريف الارتباط والبيانات التي تجمعها وكيفية إدارة تفضيلاتك، يرجى الرجوع إلى إشعار ملفات تعريف الارتباط الخاص بنا.

الموافقة

  1. نعتمد على موافقتك لمعالجة بياناتك الشخصية، خاصة للتسويق المباشر والحملات الترويجية.
  2. يمكنك سحب موافقتك في أي وقت، ويتم الحصول على الموافقة من خلال إجراءات إيجابية واضحة (مثل وضع علامة في مربع الموافقة).
  3. يمكنك التواصل على البريد الإلكتروني support@chaletstation.com لسحب موافقتك.

الالتزام التعاقدي

من الضروري إبرام عقدنا معك من أجل:

  1. إنشاء وإدارة حسابات مالك الشاليه والضيف على منصة شاليه ستيشن.
  2. تسهيل التواصل بين الضيوف ومالّك الشاليهات، ودعم وظائف المنصة مثل الحجوزات والمدفوعات.
  3. تحصيل المدفوعات ومعالجة عمليات استرداد الأموال وصرف مستحقات مالّك الشاليهات.

الالتزام القانوني

المعالجة ضرورية للامتثال لأي نظام أو تنظيم سارٍ، بما في ذلك:

  1. مشاركة تفاصيل الهوية الوطنية أو الإقامة مع السلطات القانونية عند الطلب والاستجابة للشكاوى الرسمية.
  2. ضمان الامتثال الضريبي من خلال إصدار فواتير فورية عبر منصات الفوترة الإلكترونية الحكومية.
  3. التحقق من تفاصيل شاليهات المالّك لتلبية متطلبات وزارة السياحة واللوائح الأخرى.

المصالح المشروعة

نعالج بياناتك الشخصية بناءً على مصالحنا المشروعة، التي لا تطغى على حقوقك أو مصالحك، وتشمل:

  1. إدارة قوائم الشاليهات والحجوزات والملفات الشخصية لتقديم تجربة سلسة على المنصة.
  2. مراقبة التفاعلات الخدمية وجمع التعليقات لتحسين جودة الدعم.
  3. منع الاحتيال وسوء السلوك من خلال مراقبة النشاط وتقييد الحسابات المشبوهة.
  4. تطوير ميزات النظام واختبارها وتحسينها لضمان الموثوقية والأداء.

مع من نشارك بياناتك الشخصية؟

نشارك البيانات الشخصية فقط عند الضرورة لتقديم خدماتنا والامتثال للالتزامات القانونية.

مالّك الشاليهاتلتسهيل الحجوزات من خلال مشاركة تفاصيل الحجز والتواصل بين الضيوف والمالّك. — تكرار الإفصاح: منتظم
مقدمو الخدمات وشركاء الأعماللدعم العمليات عبر بائعين خارجيين لمعالجة المدفوعات والبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات والتسويق. — تكرار الإفصاح: منتظم
الجهات الحكومية والتنظيميةللامتثال للالتزامات القانونية وإجراء التحقق من الهوية ودعم تسوية النزاعات. — تكرار الإفصاح: على النحو المطلوب
معالجو المدفوعات والمؤسسات الماليةلمعالجة المدفوعات واسترداد الأموال وصرف مستحقات مالّك الشاليهات. — تكرار الإفصاح: منتظم

نقل البيانات عبر الحدود

  1. قد ننقل البيانات الشخصية خارج المملكة العربية السعودية في بعض الحالات، ويتوافق هذا مع نظام حماية البيانات الشخصية ولوائحه.
  2. نطبّق ضمانات مناسبة لضمان بقاء بياناتك الشخصية محمية، وتشمل تقييمات تأثير النقل والبنود التعاقدية القياسية الصادرة عن الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي.
  3. في حال عدم توفر ضمانات معتمدة، قد تتم عمليات النقل بناءً على موافقتك الصريحة أو إذا كان النقل ضروريًا لإبرام أو تنفيذ عقد معك.

أين تُخزَّن بياناتك وكم من الوقت نحتفظ بها؟

أين نخزّن بياناتك؟

  1. نخزّن بياناتك الشخصية بشكل آمن باستخدام مزوّدي خدمات سحابية موثوقين.
  2. قد تقع بعض هذه الخوادم السحابية خارج المملكة العربية السعودية، في مناطق مثل أوروبا والولايات المتحدة الأمريكية.
  3. نضمن أن أي مزوّد تخزين خارجي يعمل معنا يفي بمعايير السرية الصارمة وضوابط الوصول ومعايير حماية البيانات.

كم من الوقت نحتفظ بها؟

نحتفظ ببياناتك الشخصية فقط للمدة الضرورية لتحقيق الأغراض التي جُمعت من أجلها، بما في ذلك لأغراض تلبية أي متطلبات قانونية أو تنظيمية أو محاسبية.

  1. الضرورة التشغيلية: نحتفظ ببياناتك طالما كانت ضرورية لتقديم الخدمات لك وإدارة عملياتنا التجارية بكفاءة.
  2. بعد انتهاء فترة الاحتفاظ: يتم حذف البيانات الشخصية بشكل آمن أو تحويلها إلى بيانات مجهولة، بما يضمن عدم إمكانية ربطها بك مرة أخرى.

ما هي حقوقك فيما يتعلق بمعالجة بياناتك الشخصية؟

بصفتك صاحب بيانات، لديك الحقوق التالية بموجب نظام حماية البيانات الشخصية:

  1. الحق في البلاغ: إبلاغك بكيفية جمع بياناتك الشخصية والأساس القانوني لجمعها.
  2. الحق في الوصول إلى بياناتك الشخصية: الوصول إلى بياناتك الشخصية التي نحتفظ بها عبر الوسائل التي نوفرها.
  3. الحق في طلب الوصول إلى بياناتك الشخصية: يمكنك طلب الحصول على نسخة من بياناتك بتنسيق واضح وسهل القراءة.
  4. الحق في تصحيح البيانات الشخصية: يحق لك طلب تصحيح أو تحديث بياناتك الشخصية إذا وجدت أنها غير دقيقة أو قديمة.
  5. الحق في طلب مسح البيانات الشخصية: يمكنك طلب مسح بياناتك عندما لا تكون هناك حاجة إليها بعد الآن للأغراض التي جُمعت من أجلها.
  6. الحق في سحب الموافقة: يمكنك سحب موافقتك على معالجة بياناتك في أي وقت، ما لم يكن هناك أساس قانوني يتطلب خلاف ذلك.
  7. الحق في تقديم شكوى: يحق لك تقديم شكوى لدى الجهة المختصة (سدايا) خلال مدة لا تتجاوز (90) يومًا من تاريخ وقوع الحادثة.
  8. الحق في المطالبة بالتعويض: يحق لك المطالبة بالتعويض من المحكمة المختصة عن أي ضرر مادي أو معنوي ناتج عن انتهاك لنظام حماية البيانات الشخصية.

كيف يمكنك ممارسة حقوقك؟

  1. لممارسة أي من هذه الحقوق، يرجى التواصل معنا عبر البريد الإلكتروني support@chaletstation.com.
  2. لن يُطلب منك دفع أي رسوم مقابل ممارسة حقوقك.
  3. في حال تقديم طلب لممارسة حقوقك، ستتلقى ردًا خلال 30 يومًا من تاريخ استلام طلبك.

ماذا لو كان لديك أسئلة أو أردت مزيدًا من المعلومات؟

الاسممنصة شاليه ستيشن – الدعم الفني
البريد الإلكترونيsupport@chaletstation.com
  1. الموقع الإلكتروني لسدايا: sdaia.gov.sa
  2. المنصة الوطنية لحوكمة البيانات (DGP): dgp.sdaia.gov.sa

الإشعار بحوادث تسرب البيانات الشخصية

نطبّق ضوابط وإجراءات داخلية موثقة لكشف حوادث تسرب البيانات الشخصية أو تلفها أو الوصول غير المصرح به إليها والتعامل معها والحد من آثارها، وذلك على النحو التالي:

  1. إشعار الجهة المختصة: في حال وقوع حادثة تسرب أو تلف للبيانات الشخصية أو وصول غير مصرح به إليها، نُشعر الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا) خلال مدة لا تتجاوز (72) ساعة من علمنا بالحادثة.
  2. إشعار صاحب البيانات: نُشعر صاحب البيانات دون تأخير غير مبرر إذا كانت الحادثة قد تُلحق ضررًا ببياناته الشخصية أو تتعارض مع حقوقه أو مصالحه المشروعة، ويشمل الإشعار طبيعة الحادثة ونوع البيانات المتأثرة والتدابير المتخذة والتوصيات اللازمة للحد من آثارها ووسيلة التواصل معنا.
  3. التقييم والاحتواء: نقوم بتقييم أثر الحادثة على البيانات الشخصية وحقوق أصحابها فورًا عند العلم بها، ونتخذ ما يلزم من إجراءات لاحتوائها ومنع تكرارها.
  4. سجل الحوادث: نحتفظ بسجل داخلي لحوادث تسرب البيانات الشخصية يوضح تفاصيل كل حادثة والإجراءات المتخذة بشأنها ونتائج معالجتها، ويُتاح للهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا) عند الطلب.
  5. التزامات المعالجين: نُلزم مقدمي الخدمات ومعالجي البيانات المتعاملين معنا بإشعارنا فورًا بأي حادثة تسرب أو وصول غير مصرح به، وبالتعاون الكامل في معالجتها.

وذلك وفقًا لأحكام المادة (الرابعة والعشرين) من اللائحة التنفيذية لنظام حماية البيانات الشخصية.

طريقة تقديم الشكوى أو الاعتراض

إذا لم تكن راضيًا عن كيفية معالجة شكواك، أو إذا لم نتمكن من الرد خلال 30 يومًا، يمكنك تقديم شكوى إلى الجهة المختصة، وهي الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا).

التغييرات في إشعار الخصوصية هذا

نحتفظ بالحق في تحديث أو تعديل إشعار الخصوصية هذا في أي وقت ليعكس التغييرات في ممارسات معالجة البيانات لدينا، أو التغييرات في القانون، أو التعديلات في عملياتنا التجارية. ويُنشر تاريخ آخر تحديث في أعلى هذا الإشعار.

تواصل معنا

لأي استفسار بشأن سياسة الخصوصية أو لممارسة حقوقك على بياناتك الشخصية:

البريد الإلكتروني: support@chaletstation.com

الجهة المتحكِّمة في بياناتك: مؤسسة هيروبا (Hiroba Establishment)، سجل تجاري رقم 7054747311، ترخيص خدمات السفر والسياحة من وزارة السياحة رقم 73169453، المملكة العربية السعودية.

Note: ChaletStation platform is exclusively dedicated to listing and booking chalets. It does not list hotels, serviced apartments or accommodation facilities of any other kind; accordingly, every reference in this notice to "the property" or "the unit" means the chalet specifically.

What is the purpose of this privacy notice?

  1. This notice explains how personal data is collected, used, stored, disclosed and protected in respect of users of ChaletStation platform through its app, its website and all other related interactions.
  2. This covers data relating to guests (customers), chalet owners, employees, suppliers, job applicants, app users and social media users.
  3. This notice is intended to fulfil your right to be informed under Article (4/1) of the Personal Data Protection Law (PDPL) of the Kingdom of Saudi Arabia and Article 4 of its Implementing Regulations.
  4. This notice complies with the Personal Data Protection Law of the Kingdom of Saudi Arabia and the Implementing Regulations issued thereunder, the privacy policy guidelines, and the official guidance issued by the Saudi Data and Artificial Intelligence Authority (SDAIA).
  5. We maintain an internal Record of Processing Activities (RoPA) documenting all processing operations carried out on personal data. This record is made available to the Saudi Data and Artificial Intelligence Authority (SDAIA) upon request.

What personal data do we collect about you?

We collect only the personal data necessary for the purposes set out in this notice, and we are committed to applying the principles of data minimization and purpose limitation.

A. From guests (customers)

  1. Personal information: name, email address, telephone number, date of birth, nationality, passport or residency ID number, and address.
  2. Booking and transaction data: booking date, order details, cancellations, refunds, and compensation claims.
  3. Payment and financial data: credit card details, bank account information, invoice records, and buy-now-pay-later service details.
  4. Location data: location shared during the booking process or used for app operation purposes.
  5. Marketing and retargeting data: app usage data, browsing history, and customer segmentation data.
  6. Online interaction and device data: browsing history, preferences, Internet Protocol (IP) addresses, cookies, activity logs, device type, operating system and session data.
  7. Customer service interaction records: records of communications with customer service, including call recordings, chat logs, and emails.

B. From chalet owners

  1. Personal information: name, email address, telephone number, date of birth, nationality, passport or residency ID number, and address.
  2. Chalet listing information: the owner registration permit/licence on the platform, chalet address, description, capacity, and photographs.
  3. Payment and financial data: bank account details, transaction data, and records of entitlements and payouts.

C. App users

  1. Device and session data: device identifiers, Internet Protocol (IP) addresses, browser and operating system details, session timestamps, and crash logs.
  2. Location data: location shared during the booking process or used for app operation purposes.

D. Job applicants

  1. Data: curriculum vitae, employment history, educational qualifications, certificates, and training records.

How do we collect your personal data?

We collect your personal data using a variety of methods that ensure accuracy, transparency and compliance with the Personal Data Protection Law (PDPL).

First: direct collection

  1. Online forms and account registration: when you create or update your account as a guest or as a chalet owner.
  2. Chalet listing: when you list a chalet as an owner, including providing details of the permit or tourism licence where applicable.
  3. Bookings and transactions: when you make bookings or carry out transactions.
  4. Customer service interaction: when you contact customer support by telephone, email or chat.
  5. Feedback and surveys: when you submit reviews or send feedback.

Second: automated collection

  1. Tracking tools on the website and app: to track user behavior, clicks, page visits and session data.
  2. Cookies: to enhance functionality, track preferences and personalize your experience.
  3. Device information and technical data: such as Internet Protocol (IP) addresses, device type and operating system.
  4. Location data: where enabled, to improve the search function for nearby chalets.

Third: external sources

  1. Payment service providers: to process transactions securely and prevent fraud.
  2. Government bodies and regulatory authorities: to verify identity documents, such as residency or national ID, through official verification systems.
  3. Marketing and advertising partners: to run targeted promotional campaigns.

Why and how do we use your personal data?

Enabling platform operations and managing bookingsFacilitating chalet search, managing bookings, and verifying owner listings and chalet permits.
Facilitating payments and payoutsProcessing financial transactions, managing guest payments, issuing refunds, and disbursing chalet owners entitlements.
Marketing and promotional purposesSending personalized offers, running targeted advertising campaigns, and communicating by email and SMS.
Providing support to guests and chalet ownersAssisting users with enquiries and complaints, refund requests, and dispute resolution.
Business development and analyticsAnalyzing platform usage, booking trends and guest behavior to improve features and services.
Regulatory and legal complianceComplying with legal requirements, executing requests from government bodies, and verifying identities through official systems.
Security and fraud preventionMonitoring fraudulent activity, preventing unauthorized access, and applying cybersecurity measures.
Enhancing the user experiencePersonalizing user preferences, improving chalet search results, and recommending the most suitable listings.

How do we use cookies?

  1. Our website and mobile application use cookies and similar technologies to improve your experience, ensure platform functionality and develop our services.
  2. These technologies help analyse website traffic, remember your preferences, and enable targeted advertising.
  3. For a detailed explanation of the types of cookies, the data they collect and how to manage your preferences, please refer to our Cookie Notice.

Consent

  1. We rely on your consent to process your personal data, particularly for direct marketing and promotional campaigns.
  2. You may withdraw your consent at any time. Consent is obtained through a clear affirmative action (such as ticking a consent box).
  3. You may contact us at support@chaletstation.com to withdraw your consent.

Contractual obligation

It is necessary for the performance of our contract with you in order to:

  1. Create and manage chalet owner and guest accounts on ChaletStation platform.
  2. Facilitate communication between guests and chalet owners, and support platform functions such as bookings and payments.
  3. Collect payments, process refunds, and disburse chalet owners entitlements.

Legal obligation

Processing is necessary to comply with any applicable law or regulation, including:

  1. Sharing national ID or residency details with the legal authorities upon request and responding to official complaints.
  2. Ensuring tax compliance by issuing immediate invoices through government e-invoicing platforms.
  3. Verifying owners chalet details to meet Ministry of Tourism requirements and other regulations.

Legitimate interests

We process your personal data on the basis of our legitimate interests, which do not override your rights or interests, and which include:

  1. Managing chalet listings, bookings and profiles to deliver a seamless platform experience.
  2. Monitoring service interactions and collecting feedback to improve support quality.
  3. Preventing fraud and misconduct by monitoring activity and restricting suspicious accounts.
  4. Developing, testing and improving system features to ensure reliability and performance.

Who do we share your personal data with?

We share personal data only where necessary to deliver our services and comply with legal obligations.

Chalet ownersTo facilitate bookings by sharing booking details and communication between guests and owners. — Frequency: Regular
Service providers and business partnersTo support operations through third-party vendors for payment processing, IT infrastructure and marketing. — Frequency: Regular
Government and regulatory bodiesTo comply with legal obligations, carry out identity verification and support dispute resolution. — Frequency: As required
Payment processors and financial institutionsTo process payments and refunds and disburse chalet owners entitlements. — Frequency: Regular

Cross-border data transfers

  1. We may transfer personal data outside the Kingdom of Saudi Arabia in certain cases; this is done in accordance with the Personal Data Protection Law and its regulations.
  2. We apply appropriate safeguards to ensure your personal data remains protected, including transfer impact assessments and the standard contractual clauses issued by the Saudi Data and Artificial Intelligence Authority.
  3. Where approved safeguards are not available, transfers may take place on the basis of your explicit consent or where the transfer is necessary to conclude or perform a contract with you.

Where is your data stored and how long do we keep it?

Where do we store your data?

  1. We store your personal data securely using trusted cloud service providers.
  2. Some of these cloud servers may be located outside the Kingdom of Saudi Arabia, in regions such as Europe and the United States of America.
  3. We ensure that any external storage provider we work with meets strict confidentiality standards, access controls and data protection standards.

How long do we keep it?

We retain your personal data only for as long as necessary to fulfil the purposes for which it was collected, including for the purposes of satisfying any legal, regulatory or accounting requirements.

  1. Operational necessity: we retain your data for as long as it is necessary to provide services to you and to manage our business operations efficiently.
  2. After the retention period ends: personal data is securely deleted or anonymized, ensuring it can no longer be linked back to you.

What are your rights regarding the processing of your personal data?

As a data subject, you have the following rights under the Personal Data Protection Law:

  1. The right to be informed: to be informed of how your personal data is collected and the legal basis for collecting it.
  2. The right to access your personal data: to access the personal data we hold about you through the means we provide.
  3. The right to request access to your personal data: you may request a copy of your data in a clear, readable format.
  4. The right to rectify personal data: you have the right to request correction or updating of your personal data if you find it inaccurate or out of date.
  5. The right to request erasure of personal data: you may request erasure of your data when it is no longer needed for the purposes for which it was collected.
  6. The right to withdraw consent: you may withdraw your consent to the processing of your data at any time, unless a legal basis requires otherwise.
  7. The right to lodge a complaint: you have the right to lodge a complaint with the competent authority (SDAIA) within a period not exceeding (90) days from the date the incident occurred.
  8. The right to claim compensation: you have the right to claim compensation from the competent court for any material or moral damage resulting from a breach of the Personal Data Protection Law.

How can you exercise your rights?

  1. To exercise any of these rights, please contact us at support@chaletstation.com.
  2. You will not be charged any fee for exercising your rights.
  3. Where a request to exercise your rights is submitted, you will receive a response within 30 days of the date we receive your request.

What if you have questions or want more information?

NameChaletStation Platform – Technical Support
  1. SDAIA website: sdaia.gov.sa
  2. National Data Governance Platform (DGP): dgp.sdaia.gov.sa

Notification of personal data breach incidents

We apply documented internal controls and procedures to detect, handle and mitigate the effects of personal data breach, damage or unauthorized access incidents, as follows:

  1. Notifying the competent authority: in the event of a personal data breach, damage or unauthorized access incident, we notify the Saudi Data and Artificial Intelligence Authority (SDAIA) within a period not exceeding (72) hours of becoming aware of the incident.
  2. Notifying the data subject: we notify the data subject without undue delay where the incident may cause damage to their personal data or conflict with their rights or legitimate interests. The notification includes the nature of the incident, the type of data affected, the measures taken, the recommendations necessary to mitigate its effects, and our contact details.
  3. Assessment and containment: we assess the impact of the incident on the personal data and the rights of data subjects immediately upon becoming aware of it, and take the measures necessary to contain it and prevent its recurrence.
  4. Incident register: we maintain an internal register of personal data breach incidents setting out the details of each incident, the measures taken in respect of it and the outcome of its handling. It is made available to the Saudi Data and Artificial Intelligence Authority (SDAIA) upon request.
  5. Processor obligations: we require the service providers and data processors we deal with to notify us immediately of any breach or unauthorized access incident, and to cooperate fully in handling it.

This is in accordance with the provisions of Article (Twenty-Four) of the Implementing Regulations of the Personal Data Protection Law.

How to submit a complaint or objection

If you are not satisfied with how your complaint has been handled, or if we are unable to respond within 30 days, you may submit a complaint to the competent authority, the Saudi Data and Artificial Intelligence Authority (SDAIA).

Changes to this privacy notice

We reserve the right to update or amend this privacy notice at any time to reflect changes in our data processing practices, changes in the law, or amendments to our business operations. The date of the last update is published at the top of this notice.

Contact Us

For any enquiries about this privacy policy or to exercise your rights over your personal data:

Email: support@chaletstation.com

The data controller is Hiroba Establishment, Commercial Registration No. 7054747311, Travel and Tourism Services licence from the Ministry of Tourism No. 73169453, Kingdom of Saudi Arabia.